Monitorizarea și Controlul Proiectelor

În limbajul specific managementului de proiect, „Monitor & Control” project sunt cel mai adesea utilizate împreună. Atât de mult, încât diferența dintre monitorizare și control a început să devină neobservabilă pentru mulți dintre noi. Așadar, ce înseamnă „monitorizare și control”?

Definiții
Definițiile oferite de PMI pentru cele două concepte sunt următoarele: „Control și monitorizare”:

• Monitorizare – Colectarea datelor privind performanța proiectului, producerea de măsuri de performanță și raportarea și diseminarea informațiilor privind performanța.
• Control – Compararea performanțelor reale cu cele planificate, analizarea diferențelor, evaluarea tendințelor pentru a efectua îmbunătățiri ale procesului, evaluarea alternativelor posibile și recomandarea de măsuri corective adecvate, după caz.

În Wikipedia, găsim următoarele definiții:

„Monitorizarea și controlul constau în acele procese efectuate pentru a observa execuția proiectului, astfel încât problemele potențiale să poată fi identificate în timp util și să se poată lua măsuri corective, atunci când este necesar, pentru a controla execuția proiectului. Monitorizarea și controlul includ:

• Măsurarea activităților în curs de desfășurare ale proiectului („unde ne aflăm”);
• Monitorizarea variabilelor proiectului (cost, efort, domeniu de aplicare etc.) în raport cu planul de management al proiectului și cu linia de bază a performanței proiectului (unde ar trebui să fim);
• Identificarea acțiunilor corective pentru a aborda problemele și riscurile în mod corespunzător (cum putem reveni pe drumul cel bun);
  Influențarea factorilor care ar putea eluda controlul integrat al modificărilor, astfel încât să fie implementate doar modificările aprobate.”

În consecință, avem două seturi diferite de acțiuni atunci când vorbim despre Monitorizare și Control:

• În prima fază, colectarea de informații despre proiect, prelucrarea acestora și apoi diseminarea informațiilor către echipa de management a proiectului (manager de proiect, lider tehnic/inginer șef de proiect, șefi de echipă, controlor de costuri, planificator, inginer de calitate).
• În a doua fază, se analizează informațiile colectate și se decid acțiunile corective și/sau preventive.

Din motive de claritate, trebuie remarcat faptul că în managementul proiectului există două elemente cu denumiri similare:
Grupul de procese de monitorizare și control
Proces de monitorizare și control a activității proiectului
Articolul de astăzi se concentrează asupra primului element, mai exact asupra definiției generale a ceea ce înseamnă monitorizare și control. Al doilea element (procesul Monitor & Control Project Work) este o aplicație practică a primului, incluzând intrările, ieșirile, precum și instrumentele și tehnicile aferente. Acest proces colectează intrări din toate celelalte procese de monitorizare și control din toate celelalte domenii de cunoaștere.

Cum se realizează
Conceptele de monitorizare și control se completează reciproc și fac parte dintr-un ciclu repetitiv: monitorizare (măsurare), evaluare (analiză) și luarea de măsuri (acțiuni corective/preventive). Pur și simplu, vom măsura performanța, apoi vom decide ce măsuri sunt necesare și le vom implementa. În timpul punerii în aplicare a acțiunilor, continuăm să măsurăm și să analizăm performanța, pentru a ne da seama dacă acțiunile au avut/au efectul dorit. Dacă este necesar, se implementează un nou set de măsuri, iar ciclul iterativ continuă.

Monitorizarea (măsurarea) performanțelor proiectului se face întotdeauna în raport cu valorile de referință deja stabilite în cadrul proceselor de planificare/re-planificare. Acestea sunt reperele în raport cu care evaluăm performanța actuală a proiectului și acționăm. Una dintre cele mai cunoscute tehnici de analiză a performanței este metoda Earned Value Method (EVM), pe care o vom discuta într-un articol separat. Această tehnică este utilizată pentru a analiza performanța integrată a bugetului, a calendarului și a domeniului de aplicare. Alte analize se pot referi la calitate (măsurarea numărului de erori, a cauzelor care conduc la erori), la nivelul de risc al proiectului (analiza scorului de risc și evoluția acestuia în timp) etc. Toți parametrii utilizați pentru analiză și pragurile de performanță pentru aceștia sunt menționați în planul de management al proiectului.

Acțiunile corective se concentrează pe problemele care au apărut deja (probleme): observații / rapoarte de neconformitate, corecții ale defectelor, actualizări ale planurilor de management (prin procesul de management al schimbării) care realiniază performanța proiectului la planul de management al proiectului. Pe de altă parte, acțiunile preventive încearcă să evite o problemă viitoare (aceeași sau una similară) prin formare, utilizarea unui alt tip de echipament, schimbarea unei proceduri sau politici etc.
Exemple de acțiuni corective/preventive pot fi:

• Adoptarea de noi instrumente pentru a corecta/îmbunătăți eficiența;
• Implementarea de noi instrucțiuni de lucru, instrumente de control al calității și de verificare;
• Modificări ale proceselor/procedurilor de lucru (de obicei pentru proiecte majore);
• Desfășurarea de sesiuni de formare și conștientizare pentru angajați;
• Feedback-ul obținut în urma monitorizării și controlului poate constitui baza pentru înregistrarea lecțiilor învățate. În cazul în care efortul de monitorizare a proiectului descoperă situații care necesită acțiuni corective sau preventive, echipa de proiect trebuie să înregistreze aceste situații în Registrul lecțiilor învățate.

Un alt element important de înțeles este faptul că monitorizarea, și controlul se manifestă pe tot parcursul execuției proiectului, fiind practic o acțiune continuă, care se desfășoară simultan cu lucrările din cadrul proiectului. Acest lucru arată că efortul de monitorizare nu trebuie să fie ceva sporadic, care se întâmplă doar la anumite etape din proiect. Echipa de management al proiectului trebuie să monitorizeze în permanență performanța proiectului și să ia măsuri consecvente pentru a menține proiectul pe drumul cel bun. În imaginea de mai jos pot fi observate liniile care arată nivelul de efort pentru activitățile de execuție și activitățile de monitorizare și control, care se desfășoară pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Concluzie
Monitorizarea și controlul reprezintă un set de activități foarte importante în viața proiectului. Managerul de proiect este responsabil în primul rând de identificarea și analiza variațiilor față de performanțele așteptate ale proiectului (linii de bază). El poate delega integral sau parțial această sarcină altor roluri, cum ar fi asistentul managerului de proiect, inginerul de control al proiectului, controlorul de costuri/planificatorul etc.
Activitățile de monitorizare și control au implicații foarte puternice în toate domeniile de cunoaștere ale proiectului și implică resurse importante, deoarece trebuie să se desfășoare în mod constant. Acest efort are ca rezultat o bună înțelegere a progresului proiectului și șanse mai mari ca acesta să își atingă cu succes obiectivele.

Citeste articolul Monitor & Control Projects si pe LinkedIn.