Baselines (liniile de referința)

Termenul „linii de referință” (baselines) reprezintă o referință utilizată de managerul de proiect pentru evaluarea performanței proiectului. Una dintre cele mai cunoscute definiții ale acestui termen este cea propusă de PMI: „Versiunea aprobată a unui produsului unui efort, care poate fi modificată numai prin intermediul procedurilor formale de control al modificărilor și care este utilizată ca bază de comparație cu rezultatele reale”. Efortul poate fi de planificare a timpului (schedule), a costurilor (costs) sau a ariei de cuprindere a proiectului (scope of work).

Să ne imaginăm un proiect a cărui durată totală este estimată la 10 săptămâni. Această durată va fi însumată din 10 activități, fiecare dintre ele având o durată estimată de 1 săptămână. Atunci când sponsorul proiectului (și, eventual, clientul) aprobă acest program de timp, scenariul descris mai sus devine o bază de referință – performanța planificată care este așteptată. Este o versiune aprobată a programului de timp, care ne va servi drept referință pentru a înțelege dacă activitatea reală din cadrul proiectului este în avans sau în urmă față de acel program inițial (linia de bază). De exemplu, dacă după primele două săptămâni nu am reușit să finalizăm primele două activități (care ar fi trebuit de fapt să fie finalizate în două săptămâni), suntem în întârziere. Pe de altă parte, dacă ați reușit să finalizați primele două activități și chiar reușiți să începeți să lucrați la o a treia, sunteți în avans față de programul planificat.

Linia de referință are câteva caracteristici foarte interesante, iar prima dintre ele este că nu poate fi schimbată oricum, oricând și de oricine. Fiind o linie de referință, este foarte important ca aceasta să rămână așa cum a fost stabilită. Și totuși, ce se întâmplă dacă în proiect au apărut elemente noi care necesită o modificare drastică a scenariului inițial? Poate că trebuie efectuate lucrări suplimentare, ceea ce necesită includerea unei noi activități în proiect. Ei bine, în acest caz, managerul de proiect propune o nouă bază de referință, care trebuie aprobată de sponsor și de client, înainte de a deveni noua bază de referință oficială. Odată ce o nouă linie de referință este aprobată, aceasta devine noua referință la care ne raportăm pentru proiect din acel moment.

Modificarea unei linii de bază se face întotdeauna printr-un proces de gestionare a modificărilor. Acesta presupune anumiți pași prestabiliți care trebuie urmați pentru ca modificarea bazei de referință să fie aprobată. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că modificările bazei de referință sunt întotdeauna documentate (înregistrate în scris) și, de obicei, sunt însoțite de impactul estimat asupra diferitelor domenii ale proiectului, cum ar fi costul, calendarul, calitatea etc. Trebuie să rețineți că managerul de proiect va solicita modificarea liniei de bază, însă sponsorul proiectului (cu sau fără client) este cel care va aproba, amâna sau respinge noua linie de bază. Uneori, rolul de a aproba, de a amâna sau de a respinge modificarea este asumat de un Comitet de control al modificărilor (CCB), în locul unui singur sponsor de proiect (și al clientului). Numai modificările aprobate ale liniei de bază vor fi implementate și utilizate de echipa de management al proiectului.
În principiu, există 3 linii de bază în cadrul unui proiect:

• Baseline (linia de referință) a domeniului de aplicare – linia de bază care indică activitățile aprobate și produsele livrabile asociate cu proiectul nostru;
• Baseline (linia de referință) a planificării in timp- linia de bază aprobată pentru planificarea timpului, care indică durata activităților proiectului și durata totală a proiectului / datele de etapă;
• Baseline (linia de referință) a costurilor – costurile aprobate asociate cu activitățile proiectului și, prin urmare, bugetul total al proiectului;

În plus față de aceste trei linii de referință, există și linia de bază de măsurare a performanței, care este un plan integrat de arie de cuprindere – planificare in timp – costuri (scope – schedule – cost) pentru activitatea proiectului, în raport cu care se compară execuția proiectului pentru a măsura și gestiona performanța prin metoda Earned Value Method (EVM). Vă rugăm să rețineți cuvântul de mai sus: „aprobat”. În calitate de manager de proiect, veți lucra numai cu liniile de referință aprobate.

Ce trebuie sa rețineți despre baselines (linia de referința):

1. Linia de bază este un termen care indică o referință în raport cu care evaluăm performanța proiectului nostru;
2. Există trei linii de referință principale: Bazele de referință ale domeniului de aplicare (scope), ale planificării in timp (schedule) și ale costurilor (costs). În plus, se folosește și o linie de bază integrată, numită linia de bază de măsurare a performanței, formată din toate cele trei menționate mai sus;
3. Fiecare linie de referință va include informații diferite care definesc domeniul de aplicare, calendarul sau costul proiectului.
4. Liniile de referință fac parte dintr-un plan general, numit Plan de Management al Proiectului (Project Management Plan). Acest plan general este un document viu (este actualizat pe parcursul proiectului, de exemplu atunci când liniile de bază sunt modificate);
5. O linie de referință poate fi modificată numai prin intermediul procedurilor formale de control al modificărilor din cadrul proiectului, la propunerea managerului de proiect și cu aprobarea sponsorului și a clientului. Înainte de a fi aprobată în mod oficial, linia de bază va fi doar un proiect, care poate fi modificat de către managerul de proiect împreună cu echipa de management al proiectului.

Notă: Există multe alte elemente, mai mult sau mai puțin relevante despre acest termen, care au fost omise pentru a simplifica pe cât posibil prezentarea termenului și înțelegerea acestuia.

Citeste acest articol si pe LinkedIn.