„Milestone” (jalon) este un termen comun, des folosit în conversațiile profesionale și poate părea inutil să scriem un articol pe această temă. Cu toate acestea, merită să discutăm mai în detaliu despre interdependența dintre acest concept și alte concepte/tehnici de management de proiect.
Definiția jalonului este una simplă, cel puțin așa cum este formulată de PMI: „Un punct sau un eveniment semnificativ într-un proiect, program sau portofoliu”. În definiția sa, Wikipedia arată, de asemenea, că o etapă este un instrument, utilizat în efortul de planificare a unui proiect: „Reperele sunt instrumente utilizate în managementul proiectelor pentru a marca puncte specifice de-a lungul unui calendar de proiect”. Referitor la cuvântul cheie „puncte” din definiția de mai sus, rețineți că, în planificarea temporală a proiectului, reperele sunt tratate ca activități cu durată zero și care au o reprezentare grafică specifică (o formă de diamant / un triunghi) în reprezentările calendaristice. În consecință, reperele nu influențează durata totală a proiectului.
Jaloanele (milestones) sunt deosebit de importante deoarece concentrează atenția asupra a ceea ce intenționăm să realizăm în cadrul proiectului. Jaloanele formulează, de asemenea, constrângeri de timp și puncte în care trebuie să măsurăm progresul, puncte care trebuie cunoscute și respectate pentru a avea un proiect de succes. În plus, etapele sunt generate și/sau au impact asupra diferitelor domenii, cum ar fi revizuirea și livrarea către client, costurile, finanțarea proiectului etc. Reperele sunt definite fie în faza de pre-proiect, fie în faza de planificare a proiectului. Carta proiectului (Project Chart) și multe dintre contractele comerciale care guvernează proiectele includ o listă de etape convenite, care pot fi actualizate pe măsură ce proiectul avansează prin mecanisme de gestionare a modificărilor.
În plus față de lista de etape menționate, în cadrul proiectelor se utilizează Lista de Jaloane (Milestone List). Acestea sunt instrumente vizuale de planificare a proiectelor care împart planul unui proiect în mai multe faze majore. Un astfel de instrument este utilizat în principal de către managementul superior, care nu are suficient timp pentru a intra în detalii la nivelul sarcinilor proiectului.
Exemple elementare de jaloane sunt datele de început și de sfârșit ale proiectului, care arată constrângerile de timp generale ale proiectului. Aceste repere sunt principalele informații necesare pentru a începe efortul de planificare. Aici există o primă interdependență cu tehnicile de planificare utilizate (PERT sau CPM), deoarece reperele permit planificatorilor să definească calendarul, dar și să verifice dacă proiectul este sau nu în grafic. Mai mult, tehnicile de optimizare a calendarului iau în considerare etapa de finalizare a proiectului pentru a calcula întârzierea admisibilă pentru diverse sarcini care nu se află pe calea critică și pentru a înțelege care este flexibilitatea proiectului.
Un alt tip important de jalon este cel care indică momentul în care activitatea proiectului necesită date de intrare, fie interne (de obicei, alte produse livrabile ale aceluiași proiect), fie externe (de exemplu, informații tehnice despre o anumită piesă de echipament aleasă pentru a fi utilizată). Aceste jaloane privind datele de intrare trebuie să fie comunicate și înțelese de toate părțile implicate, astfel încât să fie respectate, iar informațiile de intrare necesare să fie disponibile la momentul potrivit.
Jaloanele de livrare reprezintă angajamentul echipei de proiect de a livra clientului anumite produse livrabile la anumite intervale de timp. Acestea sunt adesea decise de echipa de proiect, în timpul fazei de planificare, dar pot fi, de asemenea, impuse de către client / alte proiecte, în special dacă proiectul curent face parte dintr-un program. În acest caz, ar putea exista o interdependență între calendarele mai multor proiecte, ceea ce face ca etapele de etapă să fie și mai importante. Jaloanele de livrare ale proiectului nostru devin repere de intrare pentru alte proiecte și viceversa, ceea ce este important de înțeles pentru echipele de proiect. Prin urmare, jaloanele devin un punct comun al calendarului mai multor proiecte și un instrument de guvernare a unui program.
Jaloanele de revizuire a deciziilor (Gate review milestones) sunt puncte de referință în care planificăm să verificăm progresul anumitor livrabile. Se verifică starea acestor livrabile și se pot lua decizii de „go/no-go” pentru fazele ulterioare ale proiectelor. În cazuri specifice, aceste repere ne permit chiar să planificăm proiectul pe intervale de timp. Mai mult, procesul de optimizare a calendarului se va face în funcție de aceste etape intermediare.
Unele dintre etapele de etapă prezentate mai sus ar putea fi legate de finanțarea proiectului, în special de finanțarea externă. În multe cazuri, emiterea facturilor către client este legată de îndeplinirea cu succes a etapelor (parțiale) ale proiectului, în conformitate cu termenii contractului. Acesta este un alt motiv pentru ca managerul de proiect și echipa de management al proiectului să fie conștienți de informațiile din contract și, în special, de cele legate de acest subiect.
Ca orice alt instrument, etapele de etapă au limitele lor. Una dintre acestea este legată de faptul că doar o parte din performanța proiectului este analizată atunci când sunt atinse reperele (de exemplu, doar sarcinile de pe calea critică). Astfel, doar anumitor elemente li se acordă atenție, în timp ce altele (de exemplu, sarcinile care nu se află pe calea critică sau produsele intermediare) pot fi ignorate. Ca urmare, se poate induce un fals sentiment de siguranță în managerul de proiect și în echipa de management al proiectului, care ajung să ignore anumite blocaje.
În plus, unele proiecte au etape de referință relativ rare, iar o astfel de analiză puțin frecventă poate dezvălui prea târziu problemele proiectului. Urmărirea progresului doar atunci când sunt atinse etapele de referință este considerată o tehnică reactivă și tardivă. Prin urmare, este important să se întocmească rapoarte periodice de stare (săptămânale, bilunare sau lunare, în funcție de proiect) pentru a elimina riscul de surprize.
Citeste articolul Milestones si pe LinkedIn.