Analiza Bow Tie este un instrument mai puțin cunoscut printre managerii de proiect și chiar printre practicienii în domeniul managementului riscurilor. Instrumentul nu este menționat în Ghidul PMBOK® și nici în Standardul pentru managementul riscurilor, dar este menționat în standardul internațional IEC 31010:2019. Acesta oferă beneficii substanțiale în ceea ce privește înțelegerea cauzelor și consecințelor unui risc într-un mod intuitiv. Principalele beneficii ale acestui instrument sunt:
- Oferă o viziune holistică, ușor de înțeles a riscurilor și a expunerii proiectului și/sau a organizației la riscuri;
- Promovează ideea că un risc (eveniment incert) poate avea cauze și consecințe multiple;
- Forțează o gândire proactivă (preventivă) cu privire la mecanismele de control al cauzelor și, de asemenea, la mecanismele de control al efectelor evenimentului incert;
Există câteva elemente care sunt importante de menționat:
- Analiza Bow-Tie nu este doar un instrument vizual. Este o metodologie care asistă analiza riscurilor în cadrul proiectului și/sau al organizației. Metodologia propune un set de etape de lucru, care utilizează (ca bază vizuală) o diagramă care lucrează de la stânga la dreapta, urmărind astfel succesiunea în timp (de la cauze la efecte).
- Utilizarea acestei metodologii este aliniată atât la abordarea prin procese (până la ediția a șasea a Ghidului PMBOK® ), cât și la principiile descrise în ediția a șaptea a Ghidului PMBOK® . Prin abordarea proactivă a mecanismelor de control al cauzelor și de atenuare a efectelor, metodologia se aliniază la principiul adaptabilității și al rezilienței, conform căruia organizația și proiectele trebuie să fie capabile să răspundă la schimbările care apar, să absoarbă impactul suferit și să își revină rapid după eșecuri sau eșecuri.
- Spre deosebire de abordarea simplistă prezentată de obicei în analiza riscurilor, aici accentul se pune pe efectul cumulativ al mai multor cauze care duc la manifestarea unui eveniment incert. În plus, analiza încurajează mai multe „straturi” de mecanisme de control pentru a ajuta la identificarea celor mai eficiente mecanisme de control al cauzelor. În oglindă, se propune identificarea mai multor efecte, care, la rândul lor, au mecanisme de atenuare și planuri de urgență, pentru situația în care planul inițial a eșuat.
- Chiar dacă avem mai multe cauze și mai multe efecte, este ușor de urmărit trasabilitatea Cauză – Risc – Efect. Această metodologie presupune definirea riscurilor folosind formatul de declarație de risc.
Diagrama a început să fie utilizată în mod constant la începutul anilor 1980, inițial în studiul riscurilor din industriile petrochimică, financiară, aviatică și inginerească. Toate aceste industrii se confruntă cu necesitatea de a evita efectele grave prin implementarea unor mecanisme de control al cauzelor.
Analiza Bow-Tie implică un număr de 6 etape, care încep prin schițarea diagramei din mijloc, unde este desenat evenimentul incert (riscul). Rețineți că, în unele publicații, veți găsi variante în care deasupra evenimentului (riscului) este menționat un pericol, care poate iniția riscul dacă sunt îndeplinite cumulativ o serie de cauze. În a doua și a treia etapă se identifică cauzele și consecințele riscului studiat, iar următoarea etapă este dedicată trasabilității cauză – risc – efect și legăturii logice dintre aceste elemente. Aceste etape susțin ideea că un risc poate avea mai multe cauze și efecte și încurajează o identificare cuprinzătoare a cauzelor și efectelor asociate cu riscul.
Următoarele două etape pun accentul pe ideea de proactivitate, de control al cauzelor și efectelor riscului respectiv. Mecanismele de control sunt identificate și apoi puse în aplicare numai în măsura în care sunt eficiente, inclusiv din punct de vedere al costurilor asociate. În plus, mecanismele de control care urmează să fie puse în aplicare trebuie să fie completate de identificarea potențialilor factori de escaladare. Acești factori de escaladare sunt elementele care pot face ca un mecanism de control să nu fie deloc eficace sau să nu fie atât de eficient pe cât se aștepta.
Etapele de mai sus vă oferă doar o imagine foarte aproximativă a ceea ce presupune o astfel de analiză. Rețineți că această analiză nu funcționează de la sine. Ea reunește mai multe tehnici, în special colectarea și analiza datelor, abilitățile interpersonale și de echipă și reprezentarea datelor.
Este posibil să fi observat deja elemente comune ale acestei analize cu metodologia utilizată în FMEA – Failure Mode and Effect Analysis (Analiza modului și efectului de defectare). Elementele comune se referă în principal la cauzele multiple ale riscurilor, precum și la detectabilitatea manifestării cauzelor, prin intermediul diferitelor elemente de control. Pe de altă parte, FMEA pune accentul pe parametrii de apariție și gravitate pentru a prioritiza modurile de defectare ale unui sistem sau subsistem.
Mergând mai departe pe ideea de cauze multiple, această metodologie ne ajută să observăm și să controlăm efectul în cascadă al diferitelor cauze care conduc la un anumit risc. Dacă luăm un exemplu concret, probabilitatea cauzei inițiale „lipsa criteriilor de acceptare convenite” poate fi redusă prin măsuri de control; chiar și așa, pot exista factori de escaladare (de exemplu, „lipsa comunicării criteriilor de acceptare către noii membri ai echipei de proiect”), care produc apariția evenimentului, dacă nu sunt controlați la rândul lor. Impunerea de măsuri de control pentru factorii de escaladare nu este doar proactivă, ci recunoaște și faptul că un eveniment incert este, de obicei, cauzat de o combinație de factori, nu doar de un singur factor.
În cele din urmă, merită remarcat faptul că analiza se pretează foarte bine la proiectele cu mize/expunere mare la risc, precum și la riscurile strategice care apar la nivel organizațional. Orice organizație va accepta un anumit grad de risc în inițiativele sale strategice în anticiparea unui câștig. În acest caz, este necesar un sistem de gestionare a riscurilor, conceput pentru a reduce probabilitatea ca riscurile asumate să se materializeze efectiv și pentru a îmbunătăți capacitatea întreprinderii de a gestiona sau de a limita evenimentele de risc în cazul în care acestea se produc. Un astfel de sistem nu ar împiedica organizațiile să desfășoare activități riscante; dimpotrivă, ar permite întreprinderilor să își asume activități cu risc mai mare și cu recompense mai mari decât concurenții cu un management al riscului mai puțin eficient.
Citeste articolul Analiza Bow-Tie si pe LinkedIn.