Earned Value Method (EVM)

În domeniul managementului de proiect, metoda „valorii dobândite” Earned Value Method (EVM) este unul dintre cele mai apreciate și cunoscute instrumente de management de proiect. Este o tehnică de management de proiect utilizată pentru a analiza performanța (progresul) proiectului. Aceasta combină măsurile din triunghiul managementului de proiect: domeniul de aplicare (scope), timpul (schedule) și costurile (costs).

Definiții:
Pe Wikipedia, găsim următoarea definiție: „Managementul valorii câștigate (EVM), managementul proiectului cu valoare câștigată sau managementul performanței cu valoare câștigată (EVPM) este o tehnică de management de proiect pentru măsurarea performanței și progresului proiectului într-o manieră obiectivă.”
Institutul de Management al Proiectului (PMI) definește tehnica EVM după cum urmează: „EVM este o tehnică de evaluare a valorii adăugate: „O metodologie care combină măsurătorile privind domeniul de aplicare, calendarul și resursele pentru a evalua performanța și progresul proiectului”.
Într-o notă mai riguroasă, s-ar putea să aflați că metoda în sine se numește EVA – Earned Value Analysis (analiza valorii câștigate) de către PMI. Aceasta este tehnica propriu-zisă enumerată în secțiunea Instrumente și tehnici pentru procesul de control al costurilor. Cu toate acestea, din motive de claritate, voi folosi termenul EVM în acest articol.

Cum funcționează:
Pentru un moment, să ne imaginăm că noi, în calitate de manageri de proiect, nu avem încă niciun instrument EVM în setul nostru de instrumente. Cum știm dacă costurile suportate până în prezent în cadrul proiectului sunt bine echilibrate cu munca depusă până în prezent? Bineînțeles, putem avea un raport de costuri, care să indice câți bani au fost cheltuiți pe resursele de muncă și non-lucrătoare pentru activitățile desfășurate săptămâna trecută, sau luna trecută, sau chiar de la începutul proiectului. Dar acest lucru nu ne oferă nicio informație cu privire la faptul că am fi putut cheltui mai mult (sau mai puțin) decât am prevăzut în buget, având în vedere volumul de muncă efectuat. Același lucru este valabil și în cazul planificării de timp. Putem avea un raport cu activitățile planificate a fi executate, dar un astfel de raport nu ne oferă prea multe informații, dacă nu este însoțit de progresul real al activității noastre. Prin urmare, avem nevoie de un instrument care să ne ofere o imagine mai amplă a performanței proiectului, care să meargă dincolo de rapoartele separate privind domeniul de aplicare, calendarul și costurile. Desigur, rapoartele privind timpul petrecut sau costurile suportate pentru diferite activități în vederea generării livrabilului sunt importante, dar aceste rapoarte nu oferă o imagine completă a progreselor înregistrate la nivelul proiectului, având în vedere domeniul de aplicare al lucrărilor preconizate.
Prin urmare, pasul logic a fost crearea unei metode care să combine aceste trei dimensiuni direct implicate în măsurarea performanței: domeniul de aplicare (scope), calendarul (schedule) și costul (costs). O astfel de metodă poate ajuta echipa de management al proiectului să înțeleagă ce cantitate de muncă a fost realizată, în comparație cu cea planificată, și câți bani au fost cheltuiți pentru lucrările efectuate. Întrebările principale la care trebuie să răspundă un astfel de instrument/metodă sunt următoarele:

• Este proiectul nostru în întârziere sau în avans față de program?
• Bugetul nostru cheltuiește mai mulți sau mai puțini bani decât a fost planificat?

Cerințe prealabile:
Metoda se bazează pe următoarele elemente, iar in primul rând, trebuie să avem un plan solid pentru proiect. Acest lucru înseamnă că trebuie să avem:

• O structura WBS (Work Breakdown Structure), detaliată la un nivel care să ne permită să facem bugetarea și programarea sarcinilor care urmează să fie efectuate.
• Un program de proiect, care identifică calendarul planificat al activităților care trebuie executate pentru a crea / livra pachetele de lucru incluse în WBS.
• O estimare a valorii lucrărilor planificate (activitățile de creare / livrare a pachetelor de lucru), care se numește valoare planificată (PV).
• Reguli predefinite cu privire la modul în care vom cuantifica lucrările efectuate (progresul). Aceste reguli sunt, de obicei, definite și convenite de către managerul de proiect (PM) și echipa de management al proiectului (PMT) în timp ce se creează planurile de gestionare a calendarului și a costurilor, care, la rândul lor, vor fi încorporate în planul de management al proiectului.

Toate acestea ne vor conduce la o linie de bază (baseline) compozită, care combină liniile de bază pentru domeniul de aplicare (scope), program (schedule) și costuri (costs). Această linie de bază compozită este numită „linia de bază de măsurare a performanței”. Practic, domeniul de aplicare al lucrării este detaliat în activități, iar pentru fiecare activitate avem un calendar (o dată de începere – o dată de finalizare) și un cost bugetat. Aceasta se numește valoare planificată (PV), valoarea lucrărilor care ar trebui finalizate conform calendarului convenit. Această valoare aprobată a lucrărilor planificate a fost numită și „Costul bugetat al lucrărilor planificate” (BCWS).

Aceste valori sunt reprezentate în calendarul proiectului prin săptămâni (cel mai adesea), dar acest lucru depinde de durata proiectului și de cerințele specifice pentru controlul performanței proiectului. Această valoare planificată (PV) este reprezentată cu ajutorul valorilor sale cumulate (de exemplu, valoarea pentru săptămâna 5 va însuma bugetul tuturor lucrărilor planificate pentru săptămânile anterioare plus săptămâna curentă: W01 până la W05). Presupunând că avem un proiect de 10 săptămâni, putem observa că valorile cumulate pentru PV sunt reprezentate în figura de mai sus sub forma unei curbe în S.
Până acum, am pregătit terenul pentru măsurarea performanței proiectului, având o linie de bază cu care să ne comparăm. Pregătirile făcute până în acest moment sunt realizate în timpul proceselor de planificare și, bineînțeles, PV va fi actualizat (recalculat) în cazul în care apar modificări în ceea ce privește domeniul de aplicare, calendarul și liniile de bază ale costurilor, în timpul execuției proiectului.
Acum, este momentul să începem să strângem informații în timpul execuției efective a proiectului. Vor fi necesare două informații majore:

• Costul real / efectiv (AC) pentru lucrările efectuate până la punctul actual al proiectului. Cu alte cuvinte, câți bani au fost cheltuiți până în prezent pentru proiect. Costul real / efectiv este, de asemenea, cunoscut sub denumirea de „costul real al lucrărilor efectuate” (ACWP). Aici vom include atât costurile cu forța de muncă, cât și costurile fără forță de muncă ale proiectului, până la data curentă / data de raportare, o dată care se numește de obicei „Data Data” (DD). Prin urmare, vom găsi informații pentru AC în foile de pontaj săptămânale aprobate, în facturile pentru cumpărarea/închirierea materialelor, a licențelor software și așa mai departe..

• Valoarea câștigată (Earned Value – EV) reprezintă valoarea lucrărilor efectiv finalizate până în prezent. Valoarea câștigată este cunoscută și sub denumirea de „costul bugetat al lucrărilor efectuate” (BCWP). Principala diferență între PV și EV este că PV arată valoarea lucrărilor planificate, în timp ce EV arată valoarea lucrărilor realizate, având în vedere progresul real pentru fiecare activitate. Formula pentru EV este următoarea:

Valoarea câștigată = % din lucrările finalizate X BAC (buget la finalizare).

Formula de mai sus se calculează folosind bugetul (BAC) pentru întregul proiect. Cu toate acestea, această valoare poate (și ar trebui) să fie calculată pentru fiecare sarcină, pentru a avea o imagine mai exactă a proiectului. În acest caz, formula se aplică fiecărei sarcini, utilizând progresul pentru fiecare sarcină (în %) și bugetul alocat pentru sarcina respectivă. Observați în imaginea de mai jos că în celule avem procentul de finalizare pentru sarcina respectivă, la fiecare săptămână.

Având aceste două informații suplimentare, acum putem „suprapune” curbele asociate cu PV, AC și EV în același grafic, pentru a avea o imagine mai bună a modului în care evoluează proiectul nostru.

Rețineți că:

• Exemplul prezentat presupune că proiectul va avea o durată de 10 săptămâni și că avem 5 sarcini care trebuie executate pentru a livra rezultatul proiectului.
• Data Data (DD) este sfârșitul celei de-a 5-a săptămâni, ceea ce înseamnă că efectuăm analiza valorii câștigate la sfârșitul săptămânii W05. Acest lucru este reprezentat în tabel și în grafic prin linia verticală roșie.
• Valorile PV sunt calculate pentru întreaga durată a proiectului (10 săptămâni), în timp ce AC și EV sunt calculate numai pentru primele 5 săptămâni (până la Data datelor). În acest moment, aceasta este măsura datelor disponibile. La sfârșitul W06 vom repeta analiza, incluzând AC și EV pentru W06, și așa mai departe.
• Ca o bună practică, curba S pentru PV este întotdeauna colorată în albastru, în timp ce AC este colorată în roșu, iar EV în verde.

În următorul articol, voi discuta despre modul de interpretare a informațiilor din Earned Value Method (EVM), precum și despre beneficiile și limitările acestei metode.

Citește acest articol pe LinkedIn.