Să începem cu definiția acestui concept, așa cum este propusă de PMI: „O problemă este o condiție sau o situație curentă, care poate avea un impact asupra obiectivelor proiectului”. Această definiție include probleme cu resursele care pot apărea în diferite zone ale proiectului, conflicte între diverse părți interesate, date lipsă sau corupte etc. De asemenea, această definiție evidențiază câteva elemente importante:
Problemele sunt condiții sau situații curente. Așadar, probabilitatea ca acestea să se întâmple este deja de 100%. Rețineți, de asemenea, că acestea pot avea un impact asupra obiectivelor proiectului; Mai există o altă informație care trebuie adăugată aici, de data aceasta legată de riscuri. Mai exact, riscurile negative (amenințări) care s-au produs deja (cu o probabilitate de 100%), care sunt, de asemenea, numite „Issues”. Foarte în concordanță cu definiția pe care am văzut-o mai sus.
Problemele sunt importante, deoarece pot afecta obiectivele proiectului. Faptul ca au un impact duce la ideea ca ar putea afecta succesul proiectului. Prin urmare, gestionarea problemelor este o necesitate pentru managerul de proiect (PM) și echipa de management al proiectului (PMT). Aceștia trebuie să ia măsuri, astfel încât impactul să fie minim, cu excepția cazului în care putem elimina complet impactul. Așadar, nu este vorba doar de identificarea problemelor, ci și de urmărirea și rezolvarea acestora, pentru a menține proiectul pe drumul cel bun.
Deoarece problemele reprezintă un aspect important pentru proiect, trebuie stabilit un mecanism de documentare și de comunicare a acestora către toate părțile interesate care trebuie să le cunoască; Documentul utilizat în acest scop se numește „Issue Log” – Jurnalul de probleme și este unul dintre numeroasele documente de proiect care trebuie gestionate de PMT. Un astfel de document va include informații cum ar fi:
- Tipul de problemă (tipurile generice ar trebui să fie predefinite)
- Data raportării/înregistrării
- Cine a ridicat problema
- Descrierea problemei
- Impactul asupra obiectivelor/priorității
- Faza proiectului și/sau domeniul afectat de problemă
- Persoana responsabilă pentru rezolvarea problemei
- Data țintă pentru rezolvarea problemei
- Soluția la / (abordarea pentru rezolvarea) problemei
- Stadiul problemei
Acesta este doar un format propus pentru „Issue Log – Jurnalul de probleme”. Acest document va fi creat în timpul execuției proiectului, în timp ce lucrările sunt în desfășurare. Este un document „viu”, astfel încât echipa va trebui să îl actualizeze de fiecare dată când apare o problemă și trebuie verificat periodic pentru a vedea dacă problemele au fost rezolvate sau nu.
După cum am menționat, problemele nu apar doar în cadrul proiectelor. Operațiunile sunt, de asemenea, afectate de probleme, care pot avea un impact asupra obiectivelor de performanță ale diferitelor procese de afaceri de zi cu zi. Cu câteva ajustări, unele dintre cele mai bune practici enumerate mai jos sunt aplicabile în acest domeniu al întreprinderii dumneavoastră.
Principalele idei (bune practici) despre gestionarea problemelor:
- În timp ce planificați proiectul, decideți, de asemenea, modul în care dumneavoastră și echipa dumneavoastră veți identifica problemele și modul în care acestea vor fi monitorizate (issues management strategy). Definiți tipurile de probleme și prioritățile. De asemenea, trebuie să decideți un calendar / o cadența pentru discutarea problemelor, urmărirea stării acestora și rezolvarea finală. Ar trebui să folosiți Planul de Management al Proiectului (Project Management Plan) sau doar o Cartă a Echipei (Team Charter) pentru a formaliza această abordare.
- Încurajați echipa / părțile interesate să raporteze imediat problemele. Ignorarea sau ascunderea lor va aduce mai multe daune proiectului, chiar dacă problema pare destul de mică.
- Faceți un brainstorming și căutați opțiuni pentru a rezolva problema. Acesta este un efort de echipă, nu doar pentru PM sau pentru un anumit membru al proiectului. Faptul de a avea mai multe opțiuni oferă avantajul de a putea selecta cea mai bună opțiune.
- Întotdeauna desemnați o persoană din echipă care să fie responsabilă pentru rezolvarea problemei. Nu atribuiți responsabilitatea unui grup de persoane. De cele mai multe ori, acest lucru este același lucru cu a nu desemna pe nimeni. De asemenea, discutați și decideți termene rezonabile pentru rezolvarea problemei.
- Comunicați problemele cu toate părțile interesate relevante. Informați-i cu privire la natura problemei, la impact, la persoana care este responsabilă pentru această problemă și la soluția propusă.
- Revizuiți și urmăriți periodic informațiile legate de problemă, în special pentru cele care au prioritate ridicată. Puteți utiliza un panou Kanban pentru a le urmări, după ce ați decis un flux în cadrul procesului de gestionare a problemelor.
- Urmăriți și verificați dacă soluția selectată pentru problema respectivă a fost într-adevăr eficientă și dacă nu există șanse ca problema să se repete.
- Mutați informațiile din jurnalul de probleme în registrul de Lecții Învățate (Lessons Learned), pe măsură ce problemele sunt închise, iar monitorizarea confirmă că soluția este valabilă.
După cum puteți vedea, gestionarea problemelor (issues management) este o sarcină destul de dificilă. Bineînțeles, acest efort trebuie adaptat la complexitatea proiectului și la noutatea activității desfășurate în cadrul acestuia. Cu toate acestea, rămâne foarte important să monitorizați în permanență peisajul proiectului pentru a detecta riscurile potențiale și să abordați rapid problemele care apar. Procedând astfel, echipa de proiect nu numai că atenuează amenințările, ci și transformă eșecurile în lecții neprețuite care îmbunătățesc succesul în proiectele actuale și viitoare.
Citește acest articol pe LinkedIn.